Privacyreglement

Privacyreglement Stichting Op Weg Naar Werk

 

Introductie:

Een cliënt bij stichting Op Weg Naar Werk moet er zeker van zijn dat er zorgvuldig wordt omgegaan met het verzamelen, verwerken en uitwisselen van zijn/haar persoonlijke gegevens. Het belang van privacy is een grondwaarde van onze hulp- en dienstverlening.

In dit privacyreglement wordt de omgang van deze gegevens beschreven en de wettelijke bepalingen op het gebied van bescherming van persoonsgegevens uitgewerkt. De aanleiding voor dit reglement is de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) in 2018.

Alle cliënten kunnen ons privacyreglement terugvinden op onze website als pdf-bestand. In de bevestiging van de nieuwe aanmeldingen worden de cliënten doorverwezen naar ons privacyreglement. De nieuwe medewerkers en/of vrijwilligers binnen stichting Op Weg Naar Werk krijgen daarbij een kopie van dit reglement bij het ondertekenen van het contract.

Artikel 1. Definities

De termen in dit reglement worden gebruikt in de betekenis dat de wet Algemene
verordening gegevensbescherming daaraan toekent.
⦁ Persoonsgegeven: elk gegeven over een identificeerbare natuurlijke persoon.
⦁ Verantwoordelijke: degene die het doel en wijze van verwerking constateert.
⦁ Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens
verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
⦁ Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
⦁ Derde(n): ieder ander zijnde dan de betrokkene, de verantwoordelijke, de
bewerker die onder rechtsstreek gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.
⦁ Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden versterkt.
⦁ Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling met betrekking tot
persoonsgegevens. Daaronder wordt verstaan: verzamelen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, bewaren, ordenen, bijwerken, uitwisselen, of vernietigen van de gegevens.
⦁ Bestand: elke samenhangend geheel van persoonsgegevens dat betrekking heeft
op verschillende personen.
⦁ Toestemming betrokkene: elke wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat
persoonsgegevens over hem worden verwerkt.
⦁ Verzamelen van persoonsgegevens: elke manier waarop persoonsgegevens
wordt verkregen (schriftelijk, telefonisch en/of mondeling).

 

Artikel 2. Doel en Reikwijdte

In dit privacyreglement staan regels over onze verwerking van uw persoonsgegevens.
Het reglement heeft als doel:
1. a. om vast te stellen met welk doel en op welke grondslag wij uw
persoonsgegevens verwerken;
b. om uw persoonlijke levenssfeer te beschermen tegen verkeerd en onbedoeld
gebruik van persoonsgegevens;
c. ten behoeve van het voldoen aan de wettelijke verplichtingen zoals fiscaal en
verzekeringsrechtelijke wetgeving.
2. Dit reglement is van toepassing op alle soorten verwerkingen van
persoonsgegevens binnen stichting Op Weg Naar Werk en heeft betrekking op de
persoonsgegevens van cliënten, medewerkers en vrijwilligers.

 

Artikel 3. Aard van de gegevens die worden verwerkt

Wij verwerken onder meer de volgende persoonsgegevens:
⦁ achternaam en voornamen;
⦁ nationaliteit;
⦁ geboortedatum;
⦁ burgerservicenummer (BSN);
⦁ e-mailadres;
⦁ telefoonnummer;
⦁ adresgegevens;
⦁ opleidingsniveau;
⦁ taalniveau;
⦁ werk;
⦁ financiële gegevens (e.g. IBAN).

 

Artikel 4. Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor het beheer

1. Persoonsgegevens worden rechtmatig, zorgvuldig en transparant verwerkt.
2. Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor we ze nodig
hebben en verwerken niet meer gegevens dan daarvoor noodzakelijk is.
3. Enkel bevoegde medewerkers verkrijgen toegang tot de persoonsgegevens en
dienen zich te houden aan de geheimhouding van de verzamelde gegevens.
4. Het bestuur is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking en het beheer van de gegevens.
5. Er worden maatregelen binnen de stichting genomen ter beveiliging tegen enig verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van gegevens. Als er sprake is van verlies van privacygevoelige data dan wordt dit bij de AVG gemeld.

 

Artikel 5. Bewaartermijn

⦁ Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt
de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden bewerkt.
⦁ De persoonsgegevens worden maximaal drie jaar bewaard na afloop van de laatste
ondergetekende overeenkomst door de client.
⦁ Na afloop van de bewaartermijn worden alle persoonsgegevens uit ons
administratief systeem verwijderd.

 

Artikel 6. Verstrekking van persoonsgegevens aan derde(n)

⦁ Wij zijn verplicht uw persoonsgegevens geheim te houden.
⦁ Wij verstrekken uw persoonsgegevens dus ook niet aan derden, behalve als:
a. door jou (of je wettelijk vertegenwoordiger, schriftelijk gemachtigde of
belangenbehartiger namens jou) toestemming is gegeven voor het verstrekken van de persoonsgegevens;
b. onze collega’s, zoals persoonlijk begeleiders of administratieve
medewerkers, uw gegevens nodig hebben voor de uitvoering van de dienstverlening (financiële en administratieve afhandeling);
c. jij er ernstig nadeel van kan ondervinden als wij uw persoonsgegevens niet verstrekken;
d. wij dat op grond van een wet verplicht zijn.

Artikel 7. Bescherming van de persoonsgegevens:

⦁ Persoonsgegevens worden rechtmatig, zorgvuldig en transparant verwerkt
⦁ Alle digitale gegevens worden door de bevoegde medewerker d.m.v. beveiligde
sites(Secured Hypertext Transfer Protocol SHTP) opgeslagen.
⦁ Alle fysieke gegevens worden door de bevoegde medewerker in kasten en of
Ruimtes bewaard die van buitenaf gesloten kunnen worden.

 

Artikel 8. Recht op inzage:

⦁ Onze cliënten hebben het recht op inzage, aanpassing en verwijdering van hun
eigen persoonlijke gegevens.
⦁ Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in
te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking.
⦁ Het verzoek voor aanpassing, verwijdering en inzage dient schriftelijk ingediend
Te worden. De stichting heeft 14 werkdagen na ontvangst van het verzoek de tijd om hetverzoek af te handelen. Hierna neemt de stichting contact op met de cliënt.